档案管理办法 

2019 年 3 月 24 日 

一、总则 

1.1、档案是本会在各项工作和活动中形成的具有保存价值的原始记录，应妥善保管。 

1.2、为做好档案管理工作，按《中华人民共和国档案法实施办法》以及国家有关法规的规定，结合本会实际情况，特制定本会档案 

管理办法。 

二、档案管理的要求 

2.1、档案应进行分类管理，要建立档案目录和索引，做到归档及时、完整、有效和便于查找。 

2.2、本会的档案实行归口管理、分工负责制： 

2.2.1、行政财务部为档案归口管理部门，负责档案目录和索引的建立、档案室的管理，负责对所有上报报告、对外合作协议、会议 

文件、规章制度、人事、财务等档案的归口管理。 

2.2.2、各部门负责对本部门工作中产生的档案进行管理，属于上述应纳入归口管理的档案，应在档案产生的三个工作日内移交行政 

财务部，对工作要使用的可保存复印件。 

2.3、员工离职时，需填写《档案交接清单》（见附件二），并清楚交接给相关同事，交接双方进行核对后签字存档。 

三、档案的分类 

3.1、档案按其存放的介质分为电子文档和纸质文档：

3.1.1、电子文档应放在共享硬盘 N4800 的相应文件夹内，不可随意移动、删除。重要纸质文档（如团体法人登记证书、公开募捐资 

格证书等政府有关部门颁发的证书和各类获奖证书）需扫描电子文档保存，并定期进行备份、检查，确保档案安全。 

3.1.2、纸质文件材料应齐全、完整地放在档案室或办公室的指定存放位置,并在《档案存放登记表》（见附件一）上做好登记。重要 

电子文档需打印成纸质文档保存。 

3.2、档案按其内容分为： 

3.2.1、文秘档案：包括各项登记和备案、会议文件、有关的合同协议、向上报报告和来文、规章制度、各类证书等。 

3.2.2、人事档案：包括理事会、监事会成员、会员和志愿者档案，专职工作人员劳动合同、考核资料、应聘及招聘资料等。 

3.2.3、财务档案：包括财务会计软件资料、原始和记账凭证：现金银行日记账、各类会计报表（详见附件三《会计档案保管期限表》）。 

3.2.4、合作和募捐项目档案：含项目管理制度、项目方案、项目合同、执行文件、总结评估、收支决算、协议、采购文件及凭证等。 

3.2.5、资助项目档案： 

a.与受助地区有关方（单位）签订的资助协议； 

b.家访调查报告及家访调查情况汇总统计表； 

c.受资助学生档案：含受助学生申请表、家访核查表、每学期反 

馈表（学期报告）、来信等； 

d.受助地区有关方（单位）资助款收据、受助学生资助款发放签收表、特殊情况说明函等文件。 

e.病童及其他类型资助项目档案：资助款发放相关文件，包括受助方、资助项目、资助款发放时间和金额、资助款签收等。 

3.2.6、成长关怀档案：含项目方案、项目合同、执行文件、总结评估、收支决算、协议、采购文件及凭证、活动照片等。 

如有的资料两个部门都需要保存时，则原件归入法规要求保存的档案，复印件归工作部门日常使用。如财务凭证，则原件归行政财务 

部，工作部门可按需要保存复印件。 

四、文件归档的时间 

4.1、文秘档案：各项登记和备案、会议文件、规章制度、各类证书、来文由行政财务部负责；有关的合作协议（与各单位、机构、 

企业、医院等签订的合作协议）、向上报报告由各项目部门的专人提交行政财务部负责，3 个工作日内进行归档。 

4.2、人事档案：由行政财务部负责，3 个工作日内进行归档。 

4.3、财务档案：由行政财务部负责，相关规定详见附件三《会计档案保管期限表》。 

4.4、合作和募捐项目档案：由项目工作部专人负责，项目结束后 20 个工作日内进行归档。 

4.5、资助档案： 

下述各项由资助工作部专人负责。 

a.家访调查报告及家访调查情况汇总统计表公布之日后3个工作日内进行归档； 

b.受资助学生档案：受助学生申请表、家访核查表在资助名册公布后的 10 个工作日内进行归档；每学期反馈表（学期报告）、来信等 

在收到之日起 20 个工作日内进行归档； 

c.受助地区有关方（单位）资助款收据、受助学生资助款发放签收表、特殊情况说明函等文件在收到之日起 3 个工作日内进行归档。 

d.不建议资助的学生档案：资助名册公布之日起保存一年。逾期 

由经办人申请，秘书处审批后予以销毁。 

e.寄出后因各种原因退回的学生档案：退件需填写《受助学生反馈表退回登记表》（见附件四），并在 5 个工作日内再次联系寄出，如 

因不可抗力无法寄出，则在 10 个工作日内进行归档并注明原因。 

f.已经完成资助期的学生档案：资助期结束（以学期结束为准）

3 个月后进行抽档存放。 

g.病童及其他类型资助项目档案：3 个工作日内进行归档。 

4.6、成长关怀档案：由资助工作部专人负责，项目结束后 20 个工作日内进行归档。 

五、销毁程序和责任 

    各部门应定期对保管期届满的档案进行鉴定。对仍需继续保存的档案应当重新规划保管期限，对确无保存价值的档案应当按规定予以 

销毁。

    销毁申请文件需列明销毁原因、销毁档案清单及档案产生时间，由各部门专人提请部门负责人审核，再由部门负责人提交秘书处审批。 

秘书处审批后，申请文件由行政财务部存档，拟销毁档案需在 10 个工作日内予以销毁。 

六、附则 

本会秘书处对本办法行使解释权。 

本办法订 2019 年 3 月起施行。